Нерациональное использование времени

Содержание
  1. Как сократить потери рабочего времени?
  2. Что это такое?
  3. Причины возникновения
  4. Какой ущерб несут?
  5. Виды
  6. Непроизводительные
  7. Примеры
  8. Плановые
  9. Сверхплановые
  10. Внутрисменные
  11. Целодневные
  12. Общие
  13. На 1 человека
  14. Методы оценки и расчёта
  15. Формула
  16. Коэффициент
  17. Методы анализа
  18. Хронометраж
  19. Фотография рабочего дня
  20. Фотохронометраж
  21. Метод моментных наблюдений
  22. Как оплачиваются?
  23. Как снизить потери рабочего времени?
  24. Мероприятия по сокращению, проводимые в организации
  25. Экономический эффект
  26. Рекомендации по учёту
  27. Как оптимизировать рабочее время сотрудников?
  28. Как контролировать рабочее время сотрудников?
  29. Способы контроля рабочего времени
  30. Автоматический контроль сотрудников на рабочем месте
  31. Оптимизация использования рабочего времени персонала
  32. Современные методы оценки персонала
  33. Система автоматического учета рабочего времени
  34. Рациональное использование рабочего времени: методики и примеры
  35. Рабочее время персонала и его эффективность
  36. Факторы влияния на эффективное использование времени
  37. Что находится в приоритете
  38. Методики реализации тайм-менеджмента
  39. Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы
  40. Как перестать отвлекаться
  41. Как руководителю рационально организовать рабочее время
  42. Мотивация персонала
  43. Заключение
  44. Анализ потерь рабочего времени
  45. Виды потерь рабочего времени
  46. Внутрисменные потери рабочего времени
  47. Целодневные потери рабочего времени
  48. Причины потерь рабочего времени и их классификация
  49. Нерациональное использование рабочего времени
  50. Классификация потерь рабочего времени
  51. Условия и факторы сокращения потерь рабочего времени
  52. За работу, товарищи!
  53. Помощь CrocoTime в экономии рабочих часов

Как сократить потери рабочего времени?

Нерациональное использование времени

Уверены, что в вашей компании трудовой процесс осуществляется эффективно?

Если есть сомнения, в первую очередь стоит проанализировать совокупность ресурсов в части их использования и распределения по видам затрат.

Таким образом, можно выяснить, зависят ли причины убытков от коллектива или не обусловлены его деятельностью.

Что это такое?

Промежуток, отведённый на выполнение непосредственных обязанностей сотрудника, можно разделить на производительную и нерациональную часть. К первой относят период создания экономического продукта и регламентированных пауз.

Потерями рабочего времени на предприятии считают интервалы, израсходованные на деятельность, не обеспечивающую увеличения количества товаров или улучшения их свойств.

Кроме того, сюда относят несанкционированные перерывы из-за нарушения последовательности технологических операций по причине сбоя или халатного отношения к установленным нормам поведения.

Причины возникновения

Факторы, вызывающие необоснованные затраты рабочего времени:

  • опоздания;
  • отлучки со своего места;
  • уход со службы ранее установленного срока;
  • прогулы;
  • простой оборудования по вине работника;
  • разговоры, тематика которых не имеет отношения к производственному процессу;
  • перекуры.

Кроме этого, к основаниям для возникновения потерь относят:

  • бездействие аппаратных средств из-за отсутствия сырья или энергетических ресурсов;
  • поломки;
  • незапланированный ремонт;
  • декретный отпуск;
  • учебный отпуск;
  • изготовление некондиционной продукции.

Какой ущерб несут?

Нерациональное использование рабочего времени приводит к негативным последствиям:

  • выгода, упущенная вследствие низкой производительности труда;
  • нарушение норм поведения, установленных законами РФ и локальными актами;
  • потеря клиентов и поставщиков;
  • снижение мотивации персонала.

Виды

Чтобы построить рентабельную систему управления рабочим временем, потребуется:

  • составить обоснованную научно схему проектирования, оценки и определения необходимых для получения результата ресурсов, идеального соотношения между количеством сотрудников различных категорий и инструментов;
  •  составить табели, задания, определить методы исследования издержек;
  • установить, какие затраты относятся к потерям.

Совокупность приведённых выше условий позволяет правильно оценить резерв — часть интервала для выполнения подчинёнными своих непосредственных функций, которая не используется по назначению.

Непроизводительные

Промежутки изготовления некондиционного товара, исправления брака или сбоев в технологическом процессе, относятся к непродуктивным затратам.

Такие потери рассчитываются на основании данных об ущербе, причинённом выпуском изделий, не удовлетворяющих установленным стандартам.

Примеры

Для демонстрации вычисления рассматриваемого параметра, воспользуемся цифрами из таблицы, представленной ниже:

ПоказательОбозначениеВеличина (млн руб.)
Текущие затраты на производствоСП161200
ЗарплатаВсего персоналаЗР33064
Работников, непосредственно связанных с изготовлениемЗПР20150
Издержки на приобретение сырья, основных и вспомогательных материалов, топлива, энергииМЗ85000
Стоимость ресурсов, использованных на изготовление бракаСБ1000
Расходы на переделкуИБ160

Пусть фонд рабочего времени (ФРВ), который определяется, как произведение общей численности сотрудников, среднегодового количества дней исполнения непосредственных функций каждым из них и усреднённой продолжительности смены, равен 270270 человеко-часов.

Далее потребуется последовательно рассчитать некоторые отношения:

  • ЗПР / СП * 100% = 20200 / 161200 * 100% = 12,5%;
  • определяем сумму заработной платы в затратах на производство бракованного товара: СБ * 12,5 / 100 = 1000 *12,5 /100 = 125 млн руб.;
  • ЗПР / (СП — МЗ) * 100% = 20200 / (161200 — 85000) * 100% = 26,44%;
  • вознаграждение сотрудникам за исправление некондиции: ИБ * 26,44 / 100 = 160 *26,44 / 100 = 42,30 млн руб.;
  • средний заработок одного рабочего в час: ЗР / ФРВ = 33064 млн руб. / 270270 чел.-ч = 122337 руб.;
  • непроизводительное рабочее время = 42 300000 / 122337 = 345,76 чел.-ч.

Плановые

К регламентированным затратам относят временной интервал, предусмотренный для выполнения задания по выпуску продукции, скорректированный на действительное количество рабочих.

Сверхплановые

Если один сотрудник по факту отработал меньше дней и часов, чем было намечено руководством, то можно определить ещё два вида простоев.

Внутрисменные

Затраты этого типа, как правило, связаны с такими факторами, как:

  • ремонт механизмов и агрегатов;
  • сокращённый рабочий день у лиц, для которых льгота установлена законодательством(несовершеннолетние, инвалиды);
  • регламентированный перерыв для кормления грудного ребёнка.

Чтобы посчитать издержки, потребуются следующие показатели:

  • плановая (ТП) и фактическая (ТФ) средняя продолжительность рабочего дня;
  • номинальное количество смен у одной трудовой единицы в течение года (ДФ);
  • общее число сотрудников (РС);
  • продолжительность сверхурочного исполнения обязанностей (ТС).

Окончательная формула выглядит так:

(ТП — ТФ) * ДФ * РС + ТС.

Целодневные

Основными причинами таких потерь являются:

  • проблемы в обеспечении сырьём и энергоресурсами;
  • приведение некондиционной продукции к должному виду;
  • неявка на работу в период отпуска, больничного, по другим объективным причинам.

Затраты расчитываются по формуле:

(ДП — ДФ) * РС * ТП, где

ДП — это плановое число рабочих дней.

Общие

Издержки определяются как разница между запланированным количеством рабочих часов, необходимых для изготовления продукции, умноженным на численность всего трудового коллектива, и фактической величиной временных затрат на производство без учёта сверхурочных.

На 1 человека

Любой рабочий процесс можно разделить на несколько промежутков, используемых для тех или иных целей:

  • предварительный этап, отведённый на получение задания, материалов, инструментов, ознакомление с документацией, инструктаж, наладка механизмов;
  • итоговый, необходимый для передачи готовых изделий, инструментов, планов, разборки оборудования;
  • оперативный, расходуемый непосредственно на выполнение конкретной процедуры;
  • вспомогательный, используемый, чтобы загрузить сырье, снять готовое изделие, проконтролировать качество продукции;
  • сервисный, предназначенный для поддержания рабочего места в надлежащем состоянии, обеспечивающем должный уровень производительности труда.

Таким образом, изготовление товара происходит только на оперативном этапе, но при этом без остальных составляющих тоже не обойтись.

К потерям рабочего времени конкретного сотрудника относят простои из-за нарушения дисциплины и по организационно-техническим причинам.

Чтобы вычислить издержки в отношении одного работника потребуется собрать информацию о фактических затратах и сравнить её с плановыми величинами.

Методы оценки и расчёта

Важным показателем использования интервала, отведённого для осуществления трудовых функций, является его баланс.

Формула

Рассмотрим структуру этого параметра относительно деятельности одного служащего в течение года:

  • календарный фонд (ФК) — это количество дней в расчётном периоде, который включает в том числе все праздники и выходные (ПВ);
  • номинальный запас (ФН) определяется как разность ФК — ПВ;
  • полезная составляющая (ФП) вычисляется по формуле: ФН — Н, где Н — число неявок;
  • чтобы вычислить ФП в часах нужно подставить соответствующие значения в выражение: ФП*(ППД — ПР), где ППД — это плановая продолжительность смены, а ПР — издержки, связанные с сокращением рабочего дня.

Коэффициент

Показатель рационального использования меры труда (КИ) — это результат деления:

КИ = РОТР — РПОТР, где РОТР — фактическое количество отработанных часов или дней, а РПОТР — плановое. Самый лучший резульат — КИ = 1.

Методы анализа

Для измерения труда используются различные приёмы и виды наблюдений. Их можно классифицировать по нескольким признакам.

Способы исследования:

  • непосредственные замеры;
  • моментные.

Цель изучения:

  • хронометраж;
  • фотохронометраж;
  • фотография.

Средства для осуществления мониторинга:

  • визуальные;
  • автоматические;
  • специальные приборы.

Принцип фиксации данных:

  • цифровой;
  • индексный;
  • графический;
  • фото-, кинорегистрационный;
  • смешанный.

Хронометраж

Это способ исследования отдельной трудовой процедуры или её составляющих. Измеряются и фиксируются временные затраты на выполнение каждого элемента, из списка, составленного заранее. Для точного отсчёта используют секундомер.

Цели проведения испытания:

  • установить норматив издержек;
  • проверка применяемых стандартов;
  • изучение приёмов сотрудников с лучшими результатами.

Фотография рабочего дня

Применяется для изучения расходов меры труда и организации управления потерями. Наблюдения производятся по текущему времени, все результаты фиксируются. Процесс фотографирования не прерывается до его окончания.

Цель мероприятия:

  • определить степень эффективности использования промежутка;
  • рационализация баланса;
  • сопоставление фактической и возможной загрузки персонала.

Фотохронометраж

Анализ структуры затрат рабочего времени в течение всего дня, с использованием разных способов (фотографию или хронометраж) для отдельных элементов процедуры.

Метод моментных наблюдений

Это фиксация и учёт одноимённых расходов в случайно выбранных точках. В основе метода лежит закон больших чисел. Он утверждает, что о целом с высокой вероятностью можно судить по его части.

Как оплачиваются?

В некоторых случаях работнику полагается денежное вознаграждение, даже если он не произвёл установленную норму или совсем не справился с заданием.

К оплачиваемым потерям относят:

  • неисполнение должностных обязанностей по вине сотрудника или его руководства;
  • простой из-за просчётов работодателя либо по причине, не зависящей от поведения каждой стороны.

Как снизить потери рабочего времени?

Сначала необходимо выявить причины нобоснованных расходов и определить их источник. Особое внимание стоит уделить трудовой дисциплине.

Мероприятия по сокращению, проводимые в организации

Для повышения эффективности использования рабочего времени придерживаются следующего алгоритма:

  • анализируют организацию производства;
  • расширяют зоны обслуживания оборудования;
  • определяют процент потерь, связанный с несоответствием квалификации и выполняемых операций;
  • улучшают условия труда;
  • устанавливают автоматизированные системы контроля.

Экономический эффект

Результат произведённой оптимизации можно рассчитать, используя формулу:

Э = (ПФ * СП) * УР / 100,

где

  • ПФ — временные затраты, подлежащие сокращению;
  • СП — себестоимость продукции, изготовленной одним рабочим в течение года;
  • УР — запланированный уровень рентабельности.

Рекомендации по учёту

Чтобы подсчитывать и фиксировать рабочее время обычно используют специальный унифицированный табель рабочего времени.

Табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12)

Форма Т-13

Заполненная форма Т-13

Можно применять бланк, разработанный самостоятельно, если он содержит следующие реквизиты:

  • название документа;
  • дату составления;
  • наименование организации;
  • событие и его величина с указанием единиц измерения;
  • ФИО и подпись ответственного должностного лица.

При заполнении формы необходимо указать:

Табель является основанием для начисления служащим заработной платы.

Таким образом, чтобы рационально расходовать временные ресурсы, необходимо:

  • контролировать деятельность подчинённых;
  • следить за дисциплиной;
  • проводить мероприятия по охране труда.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/poteri-rabochego-vremeni/

Как оптимизировать рабочее время сотрудников?

Нерациональное использование времени

Жалобы на отсутствие времени. В разговорах эта тема конкурирует с погодой. Сложно встретить человека, кто успевает всё и дома, и на работе.

В офисе то и дело всплывают такие термины, как дедлайн, прокрастинация, темпоральность. Растет напряжение, когда сроки срываются. Но происходит это не только из-за загруженности. Часто причина тому – неорганизованность.

Поговорим, как оптимизировать процессы и открыть свободные часы для работы.

Как контролировать рабочее время сотрудников?

Отследить и оценить занятость в компании помогает анализ событий, которые отвлекают коллектив от прямых обязанностей. Чаще всего это отсутствие дисциплины плюс банальная лень, которые оправдывают усталостью и перегруженностью. В действительности, если строго промониторить задействованность персонала во внутренних процессах, получится иная картина:

  • более 20% общаются с коллегами на отвлеченные вопросы;
  • 45% исследуют соцсети от часа до трех в рабочий период;
  • свыше 10% участвуют в длительных совещаниях;
  • 50% тратят время на разбор почты.

Еще почти 40% помогают сослуживцам. Вроде бы, неплохо, во имя общего дела. Но если разобраться глубже, снижается общая продуктивность коллектива.

Эффективность одного специалиста “съедается” за счет неумений другого. С такой ситуацией свыкаются. И руководству в итоге придется принимать срочные меры по контролю подчиненных.

Приставлять наблюдателей, подключать автоматизированные системы учета.

Способы контроля рабочего времени

Менеджеры проводят привычные мероприятия, отслеживающие действия сотрудников. Среди актуальных:

  • аудиозапись телефонных звонков – для мониторинга тех, кто постоянно общается с клиентами. Способ показывает затраченное время на консультацию, следование алгоритму разговоров, компетентность, вежливость;
  • видеозапись поддерживает пунктуальность, собранность на рабочем месте, сосредоточенность на обязанностях. Мешает психологическая особенность: привыкнув к онлайн-наблюдению, служащие возвращаются к обычным поведенческим реакциям. Кроме того, отснятый видеоматериал постоянно никто не просматривает, только по необходимости;
  • СКУД, или система контроля доступа, идентифицирует персонал при входе на предприятие и при выходе. Распознает через бесконтактные магнитные карточки или по биометрическим параметрам. Ее функция – обозначить присутствие человека на месте, не более того;
  • отчеты о проделанном, пожалуй, один из самых нудных способов, когда сотрудники самостоятельно описывают занятия в течение дня, отмечают время выполнения задач. Среди недостатков отчетности – необъективность, подтасовка сведений под требуемые параметры, трата времени на ведомости, когда его можно использовать с большей пользой;
  • специализированные сервисы по сбору информации о деятельности, или системы учета рабочего времени. Они оценивают и занятость работника, и сроки его вовлеченности в процессы, и качество исполнения проектов.

Эти приемы по отдельности и в сочетании определяют количество часов, которые высвобождаются, если применить правила тайм-менеджмента.

Автоматический контроль сотрудников на рабочем месте

Всего три-четыре часа сотрудники действуют продуктивно. Оставшаяся часть дня проходит в неспешном обсуждении текущих вопросов, в планировании из разряда “сейчас начать собираться делать”, в чтении новостей в ленте, в общении с коллегами.Словесное подбадривание со стороны менеджера, надзор за коллективом, призывы к активности мало дают нужный эффект.

Кроме того, такие методы – стиль позапрошлого века. Ответственность повышают IT-программы по контролю времени. Установка ПП на компьютеры сотрудников, оповещение их об этом стимулируют их производительность на 30%, уверяет статистика.

Автоматизированные программы облегчают жизнь руководителя, который может в любое время, онлайн, по запросу проанализировать задействованность подчиненных. ПО учитывает:

  • период работы на ПК, простои с момента последнего движения мышью;
  • показатели выполнения определенных видов проектов отдельным специалистом и в сравнении его достижений с другими;
  • составляют таблицы, диаграммы по использованию времени, разделяя занятия на продуктивные и непродуктивные;
  • делают скриншоты рабочего стола, снимки вебкамерой. Эти пути, конечно, для особо ревностных работодателей, подчиненным они вряд ли понравятся.

Таким образом, обладая систематизированными сведениями о продвижении проектов, задач, руководитель ориентируется в дальнейшем планировании, в подборе персонала под конкретные задачи. Опирается не на личные впечатления, а на объективные расчеты производительности.

Оптимизация использования рабочего времени персонала

Увеличивать объемы производства, двигаться от одного интересного проекта к другому, не давая шанса конкурентам, повышать темпы работы и сохранять качество, снижать издержки – все эти цели заставляют оптимизироваться.
Невозможно трудиться все 100% рабочего времени. От этого, напротив, эффективность снижается в разы, наступает моральное выгорание.

Перерывы в 5-10 минут каждые час-полтора, законный обед в середине дня позволяют перезагрузиться и набраться сил.
Другое дело, когда свободного времени становится чересчур много. Из-за неправильно организованной загруженности, неэффективного распределения обязанностей, многозадачности некоторых сотрудников, простоев по вине работодателя.

Что можно сделать в первую очередь:

  • расписать процессы компании;
  • задокументировать скрипты работы, тем самым ускорить вхождение новых специалистов в курс дела;
  • проанализировать рабочее время работников, например, с помощью ПП CrocoTime;
  • на основе данных найти проблемы, которые тормозят работу, снижают KPI.

В процессе такой оптимизации точнее составляются планы по тратам на задание, новички обучаются быстрее, действующие сотрудники не отвлекаются на них, а занимаются своими обязанностями. Расстановка приоритетов подходит и для крупных корпораций, и мелких компаний.

Современные методы оценки персонала

Анализ коллектива и каждого его участника в отдельности основан на заинтересованности работодателя: кого он нанимает, с какой командой работает, сможет ли с ней идти вперед. Исключить “слабое звено” в начале пути, проекта, грамотно управлять персоналом, определять лидеров позволяют различные методы.

В инструментарий менеджера-кадровика входит бенчмаркинг, при котором оценивается потенциал сотрудника и резервы для развития, одновременно использование в интересах предприятия. Прежде чем проводить исследования, руководитель должен сам ответить себе на вопрос: для чего это делается. Ради оценки или все-таки ради бизнеса? И как дальше будет использоваться полученная информация?

Передовые компании применяют различные методы и инструменты оценки персонала:

  • аналитические презентации;
  • групповые дискуссии;
  • ролевые игры и индивидуальные деловые упражнения. Имитация рабочих ситуаций дает понимание готовности сотрудника к решению задач, подчеркивает вклад участников;
  • анкетирование;
  • “независимое судейство”, при котором комиссия задает вопросы, отмечает правильность ответов оцениваемого;
  • «360 градусов оценки» – круговой анализ предоставляет объективный расклад по личным и профессиональным качествам, знаниям, умениям от подчиненного до начальника;
  • совместная постановка целей работодателя и подчиненного, которые сообща определяются с задачами на конкретный период, взвешивают их сложность, достижимость. Это раскрывает профессиональный уровень.

Синергия нескольких методов дает широкое понимание собранного воедино коллектива, его скрытых и обнаруженных резервов и потенциала.

Система автоматического учета рабочего времени

Понимание сильных сторон специалистов, их предпочтений одних процессов другим, отсюда скорости и качества выполнения, предоставляет шанс использовать их в целях развития бизнеса. Непредвзятый анализ дают IT-продукты.

Программой учета и контроля CrocoTime для оптимизации процессов воспользовались бизнес-корпорации и мелкие организации со штатом в 20-50 человек.
С CrocoTime каждый человек на виду, но программа действует деликатно. Не делает скриншотов экрана или фото, видео через вебкамеру.

Она функционирует открыто и нивелирует болевые точки:

  • анализирует “успеваемость” служащего по проектам и характеризует его компетенции, уровень знаний;
  • обнаруживает нарушителей дисциплины или лентяев, кто не желает следовать принципам тайм-менеджмента;
  • фиксирует время за компьютером, через интеграцию с IP-телефонией отмечает звонки;
  • составляет отчеты по общей загруженности, сохраняет данные по времени и программам, в которые погружался или на которые отвлекался каждый сотрудник;
  • помечает приложения как продуктивные и непродуктивные;
  • автоматически формирует табели учета рабочего времени.

В итоге набирается нужное количество информации, чтобы усилить те/иные процессы, настроить работников на нужную волну, при необходимости – предупредить об отставаниях, а в тяжелых случаях расстаться. И помнить о мотивации, стимулах. Корпоративная культура не меньше, чем материальное вознаграждение, заставляет дорожить местом работы.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/592d2b007ddde88dbd5af038/kak-optimizirovat-rabochee-vremia-sotrudnikov-5e7310ac375fb21d417055de

Рациональное использование рабочего времени: методики и примеры

Нерациональное использование времени

Здравствуйте! В этой статье расскажем о рациональном использовании рабочего времени.

Сегодня вы узнаете:

  1. Как планировать рабочее время и как грамотно его использовать;
  2. Что понимается под термином «рациональное использование рабочего времени»;
  3. Каких результатов можно достичь, если расставлять приоритеты правильно.

Согласно проведенным исследованиям, очень большая часть людей не умеет планировать свое рабочее время. Получается, что даже работая по жесткому графику, люди не успевают выполнять объем работы. В таких ситуациях помогает рациональное использование рабочего времени. О нем и будет сегодняшний разговор.

Рабочее время персонала и его эффективность

Рабочее время – это период, в течение которого сотрудники должны выполнять свои должностные обязанности на рабочем месте. Вопрос состоит в том, насколько эффективно используется рабочее время персонала,ведь зачастую получается так, что дела превращаются просто в бесконечную вереницу.

Факторы влияния на эффективное использование времени

На этот показатель влияет довольно много факторов:

  • Режим рабочего времени;
  • Организация труда;
  • Работоспособность сотрудников;
  • Планирование рабочего времени.

Что находится в приоритете

В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.

Методики реализации тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это словосочетание, которое многим людям вообще ни о чем не говорит. Поэтому мы несколько упростим его и разъясним, что оно включает в себя организацию рабочего времени и повышение эффективности его использования.

Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:

  • В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
  • Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
  • Растет уровень результативности каждого работника;
  • Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.

Планирование времени работы.

Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.

Рассмотрим процесс планирования пошагово.

Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить.

Всю информацию вы все равно в голове не удержите, а вот что-то важное вполне можете забыть. Поэтому записывайте.

Постановка приоритетных задач.

Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.

Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:

  • Срочные и важные;
  • Срочные и неважные;
  • Несрочные и важные;
  • Несрочные и неважные.

Таким образом, все задачи каждый день будут перед глазами и вы будете видеть, что нужно сделать в первую очередь, а что можно перенести на пару часов, а может и дней.

Постановка целей.

Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.

В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?

  1. Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
  2. Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
  3. Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.

Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.

Закон Парето.

Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата. При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных.

Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы

Большинство из них являются просто корнем зла в любой компании, начиная с крупных холдингов, и заканчивая маленькими фирмами. Поэтому уделим им особое внимание.

Стрессовое состояние.

Каждый человек хоть раз в жизни находился в состоянии, когда работа просто не идет на ум. Сосредоточиться в такие моменты сложно. Выпейте немного травяного чая и включайтесь в работу.

Состояние усталости.

Чтобы работа была продуктивной, высыпайтесь. Недосып плохо влияет на общее состояние организма.

Соцсети.

Настоящий ужас для любого работодателя. Сотрудники постоянно в рабочее время проверяют свою страницу, читают посты, при этом на работе вообще не концентрируются. Поэтому руководству приходится прибегать к радикальным мерам: запрещать выход в интернет письменным распоряжением, а затем проверять журнал посещений каждого сотрудника. Хотя тоже помогает не всегда.

Сотовый телефон.

Если срочных звонков не ждете, просто выключите звук.

Режим многозадачности.

Когда сотрудник пытается выполнить много заданий в один момент, случается сбой и не получается ничего. Чтобы этого не происходило, организуйте рабочее время правильно.

Чувство скуки.

Один из самых опасных факторов. Если человеку скучно, то, естественно, что он будет искать способ отвлечься от работы. Стимулируйте у себя интерес к работе: например, если сдадите отчет раньше срока и получите премию, сможете сделать покупку, о которой давно мечтали.

Чувство голода.

Возможно, кому-то и покажется странным, но если вы голодны – работать нормально не получится. В голове только одна мысль: когда же я поем? Чтобы такого не случилось, делайте перекусы и следите за питанием в целом.

Как перестать отвлекаться

Чтобы работа была продуктивной и эффективной, нужно избавиться от привычки постоянно отвлекаться. Отвлекать могут коллеги, гаджеты, да и просто мысли. Как же стать властелином своего времени, обсудим далее.

Избавьтесь от поглотителей времени.

Постарайтесь не отвлекаться в рабочее время на дела личного характера и посторонние разговоры. Кроме того что ваше время тратится на просмотр очередного сайта или телефонный разговор с подружкой, вы также понесете временные затраты на то, чтобы включиться в процесс работы снова.

Безусловно, нужно делать перерывы в работе. Мы не роботы, отдых должен быть. Но для этого должно быть отведено конкретное время.

Еще один простой совет: оставьте домашние проблемы за порогом офиса. Это пойдет только во благо. Нужно разделять личные проблемы и рабочий процесс.

Не отвлекайтесь слишком часто на коллег.

Представьте: вы выполняете сложное задание или составляете объемный отчет, который нужно сдать в ближайшее время. И так боитесь не успеть, а тут еще и коллега задает ненужные вопросы. Они могут быть и в рамках работы, но катастрофически не вовремя.

Если приходится работать в шумной обстановке, все равно распределяйте работу так, чтобы не отвлекаться постоянно. Если точно знаете, что сосредоточиться не выйдет, попробуйте поменять на время кабинет. Мера эффективная, если взывать к разуму коллег, обсуждающих новый фильм, бесполезно.

Занимайтесь планированием.

Все дела, которые нужно сделать, фиксируйте. И время от времени просматривайте этот перечень. Можно установить напоминалку в телефоне, которая поможет не забыть что-то важное.

Распределяйте всю работу по времени суток. Утром и вечером выполняйте самые сложные задачи, а днем, когда вас могут отвлечь в любой момент, делайте те задачи, которые не требуют особенно серьезного внимания.

Отправкой корреспонденции или проверкой электронной почты занимайтесь в пакетном режиме.

Вместо того, чтобы каждый час на это отвлекаться, установите конкретное время для проверки содержимого электронного почтового ящика. А если нужно отправить несколько факсов, соберите их в течение дня и отправьте все разом.

В следующей части нашей статьи отдельно поговорим об организации рабочего времени руководителя.

Как руководителю рационально организовать рабочее время

Все ли вы успеваете сделать за рабочий день? Если нет, то вы представитель абсолютного большинства руководителей. Ряд аналитиков занимался изучением рабочего времени среднестатистического руководителя. Выводы были неутешительные: только 8% из 100 реализуют в течение дня все намеченные планы.

Причины этого следующие:

  • Спешка;
  • Отсутствие планирования времени;
  • Неправильная организация труда;
  • Слабый уровень мотивации.

Отсутствие планирования можно считать основной причиной. Если рабочее время проходит хаотично, логично, что завершить дела не получается.

Формула 60:40.

Если следовать ей, то та часть рабочего времени которую вы планируете, не должна превышать 60% от общего времени работы. Это период запланированной активности.

Оставшиеся 40% времени нужно разделить на 2 части, первая – это резервное время для незапланированной работы, оставшиеся 20% отводят для управленческой работы.

Таким образом, если планировать рабочее время правильно, можно значительно выиграть и во времени. А значит останется возможность заниматься самообразованием и плодотворной деятельностью.

Мотивация персонала

Мотивация важна для всех: руководитель вы или рядовой сотрудник. Когда ставятся цели на день, на неделю, на месяц, нужно понимать, каким будет результат. Мотивация – отличный инструмент для того чтобы повысить работоспособность и эффективность труда персонала. При этом можно использовать как мотивацию в материальном выражении, так и в нематериальном.

Пример. Руководство крупной нефтяной компании в РФ поставило перед собой цель: создать солидную деловую репутацию, при этом привлечь к этому процессу сотрудников.

Была разработана система мотивации, которая подразумевала следующее: если в течение полугода все отделы компании выполняют поставленные перед ними задачи и при этом перевыполняют план, сотрудникам будут предложен бонусы на выбор материального или нематериального характера.

Как только систему внедрили, текучесть кадров снизилась на 20%, а лояльность сотрудников к руководству повысилась на 50%, став практически 100-процентной.

Заключение

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что методик, обучающих рациональному использованию и планированию рабочего времени, много. Мы рассказали о самых популярных.

Но какой бы метод или инструмент вы ни использовали, обязательно занимайтесь планированием, анализом и подведением итогов своей каждодневной деятельности. Это позволит выявить все недостатки и использовать рабочее время с максимальной эффективностью.

Источник: https://kakzarabativat.ru/soveti/racionalnoe-ispolzovanie-rabochego-vremeni/

Анализ потерь рабочего времени

Нерациональное использование времени

«Коллеги, я вижу, вы расслабились», — написал в письме сотрудникам Олег Тиньков. И продолжение его мысли: «Также требую от вас потреблять меньше кофе и сигарет, помимо того, что вы воруете мое время у меня и акционеров, вы убиваете свое здоровье».

Кто реально задумывается о связи понятий воровство и время? В первую очередь, работодатель. Платить за вынужденные или непредвиденные простои служащих – расточительство в условиях бизнеса и конкуренции.

Организация экономического сотрудничества и развития приводит данные, что Россия входит в шестерку самых работающих государств мира. Минэкономразвития публикует цифры, что производительность труда в стране составляет менее 50%. Противоречие явное.

Тогда чем заняты работники, как распоряжаются часами, минутами в офисе? Разберемся, как повысить продуктивность.

Виды потерь рабочего времени

Сначала определим понятие потери рабочего времени. Это ситуация, при которой сотрудник должен находиться на своем месте, выполнять свои обязанности, но из-за определенных условий не делает этого.
Избежать потери времени полностью невозможно. Это естественная часть производственного процесса. Дело в показателях:

  • объем потерь до 10% от общего времени – норма;
  • от 20% до 40% — говорит о кадровых и организационных проблемах;
  • если нерациональные затраты достигают 50% — значит, наступило критическое положение.

В зависимости от причин возникновения и последствий выделяют несколько видов потери РВ:

  • нормируемые, или плановые. Они изначально включены в трудовые процессы. На заводе, например, это обслуживание или ремонт оборудования, обязательные технологические перерывы, уборка места после отключения станков;
  • ненормируемые, или незапланированные. Они могут происходить из-за сбоев в поставках сырья или брака продукции, чрезвычайных ситуаций, экономических кризисов. Или из-за халатности персонала, когда затягиваются обеды или посиделки в соцсетях.

По продолжительности потери времени подразделяют на внутрисменные и целодневные.

Внутрисменные потери рабочего времени

К временным тратам относится часть дня, в течение которой сотрудник не работает, не исполняет свои обязанности. На некоторых производствах внутрисменные простои учитывают, начиная с пяти или даже с одной минуты. Данные фиксируют в листе простоев.

Но если в этот промежуток специалист выполняет другие функции, то оформляется разовый наряд, и это время учитывается.
Сложнее считать паузы, посвященные решению личных вопросов, а не основных задач.

Но эти потери происходят чаще всего из-за нарушений правил распорядка дня:

  • недостаток самодисциплины;
  • чрезмерные телефонные разговоры;
  • отсутствие поставленной задачи;
  • загроможденное место труда;
  • опоздания и ранние уходы и т.д.

Целодневные потери рабочего времени

К таким затратам относятся случаи простоя из-за непредвиденных обстоятельств, которые нарушили трудовой процесс. Например, неисправность оборудования, отключение электроэнергии, недопоставки сырья.

То есть, если специалист пришел на работу, но не может трудиться по независящим от него обстоятельствам, это целодневный простой. Как и невыход рабочего, если его заранее предупредили о критическом положении в организации.

Такие потери более острые, их стараются устранить как можно быстрее. Но они происходят гораздо реже, чем внутрисменные, и на общий ущерб влияют в меньшей степени.

Причины потерь рабочего времени и их классификация

Факторы разные, зависят от сферы занятости, ведения бизнеса. Но что объединяет руководителей, так это отношение к ситуации «утечки» времени, вернее, желание исправить её. Ведь найти причины этого значит уже решить часть проблем.

Поиск мотивов неэффективной траты времени позволяет глубже понять деятельность организации. Откуда берутся поводы откладывать дела на завтра, послезавтра, игнорировать обязательность или даже срочность поручений.

Корень этих проблем в следующем:

  • нерациональное управление компанией: несформулированные цели, нет четкого плана действий, непроработанная иерархия;
  • психологические черты коллектива;
  • особенности деятельности команды: несколько заданий выполняются одновременно, неструктурированные задачи, внеплановые поручения;
  • технические проблемы на производстве: от сломанных станков до отключения интернета.

Нерациональное использование рабочего времени

«Рабочее время — работе» — лозунг советской поры сохраняет актуальность. Кому не приходилось задерживаться только из-за того, что не уложился в срок по легкомыслию. Или, что тоже плохо, возникает «сверхурочка» как следствие неэффективной организации всего процесса:

до 30 минут в день «съедают» отчеты, в месяц – они складывают в часы, в сутки и далее по траектории;

  • большинство обязанностей, даже не прописанных в трудовом договоре, сваливают на одного специалиста, как самого умного, ответственного, быстрого, исполнительного. Распыляясь, он не успевает выполнить то, что зависит только от него;
  • технологически сложные процессы поручают новичкам или малоквалифицированным специалистам;
  • планирование и обсуждение выливаются в бесконечные совещания и оставляют еще меньше часов на решение вопросов;
  • для регулировки внутренних процессов применяют неэффективные программы, например, график работы составляется вручную, или неправильная систематизация документов затягивает их поиск.

Классификация потерь рабочего времени

Отработанным считается день, когда служащий пришел на работу и приступил к ней. Но в течение дня возможны потери рабочего времени, которые измеряются в человеко-часах. Такие затраты возникают из-за нескольких причин.

Они неизбежны. Снижают производительность предприятия и отдельного человека. Потери классифицируют как явные и скрытые. Они включают целодневные и внутрисменные простои.

Следующая градация конкретизирует причины потерь:

  • организационные и случайные;
  • отпуска, больничные и другие уважительные поводы;
  • нарушение трудовой дисциплины;
  • зависящие и независящие от работников.

Изучение этих факторов позволит наметить пути их минимизации, исправления, недопущения.

Условия и факторы сокращения потерь рабочего времени

В праве работодателя применять кадровые решения, различные инструменты, чтобы уменьшить риски и потери рабочего времени. Иногда достаточно объявить на собрании, что занятость каждого служащего будут оценивать, как трудовые показатели резко растут.

Играют роль надежда на поощрение за производительность и боязнь наказания за нарушения, например, дисциплины.На улучшение продуктивности прямо или косвенно влияют разные факторы. В их числе использование рабочих с нужной квалификацией, равноценное соотношение качества и оплаты труда, благоприятные условия занятости.

К решению этого вопроса можно подходить со всей строгостью, жестким контролем, не давая человеку ни единой лишней минуты на личное общение.

Но такое поведение приведет к переутомлению, выгоранию коллектива, нежеланию мириться с авторитарностью. Напротив, более лояльный подход к небольшим слабостям работников увеличит интенсивность их труда.

Дополнительное общение-разгрузка с коллегой, уход по личным делам компенсируется большей сосредоточенностью на обязанностях.

За работу, товарищи!

Как же наладить производство без простоев, занятость в офисе – без лишних перекуров? Ответы кажутся очевидными, способы лежат на поверхности, остается их только внедрить:

  • в положенный период заменять устаревшее оборудование и ремонтировать сломанное;
  • сокращать количество брака на производстве, поощрять рабочих за качество;
  • своевременно решать вопросы с поставкой сырья, прописывать в договорах возмещение убытков от срывов договоренностей;
  • составить четкий график работы и контролировать его выполнение, в том числе с помощью программных продуктов;
  • автоматизировать бумагоёмкие операции;
  • регулярно повышать квалификацию персонала;
  • отслеживать действия специалистов за ПК.

Только все действия в целом улучшат результаты компании. Скорее всего, тогда и чай можно дольше пить, и вести диалоги о наболевшем.

Помощь CrocoTime в экономии рабочих часов

Заставлять или вдохновлять использовать время с пользой – каждая компания выбирает свою стратегию. Проанализировать эффективность помогает система CrocoTime. Объективно, без эмоций и личных оценок. ПП предлагает систему оповещений.

Нерезультативность, срыв сроков, опоздания, прогулы – вся информация передается напрямую руководителю, на его электронную почту. Для этого не обязательно находиться в офисе. Быть в командировке или путешествовать можно, не выключаясь из руководства. И вовремя реагировать на непредвиденные происшествия, обстоятельства, исправлять недоработки.

Программа CrocoTime сделает фотографию дня: кто, во сколько, чем занимался, в какие заходил программы.

Авторы системы анализа рабочего времени CrocoTime считают, что проще всего выяснить, какое подразделение фирмы не справляется, и начать именно с него.

В ПП предусмотрена функция выгрузки структуры предприятия. По принципу сортировки можно быстро найти отделы, которые чаще всего “заваливают” задачи.

Все преимущества CrocoTime понятны с первых дней введения системы. Достаточно двух недель мониторинга, чтобы определить, кто в коллективе работает на совесть, а кто часто отвлекается. А значит, повысить результативность работников. Анализ потерь рабочего времени заменит оценка успехов компании.

Источник: https://crocotime.com/ru/analiz-poter-rabochego-vremeni/

Медицина и здоровье
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: